เคยมั้ย? จัดประชุมกี่ทีงานก็กร่อย พนักงานไม่ค่อยออกความเห็น หรือบางทีก็แสดงความเห็นกันจนออกทะเล ฮ่าๆๆ หลายครั้งประชุมจบแล้วนี่รู้สึกเหมือนไม่ได้อะไรเลย เห้อออ คิดแล้วเหนื่อยใจ T^T แต่เพื่อนๆไม่ต้องท้อไปนะ ทุกคนเคยเจอปัญหานี้กันทั้งนั้น และเราสามารถป้องกันเหตุเหล่านี้ พร้อมพัฒนาการประชุมให้มีประสิทธิภาพแถมสนุกขึ้นได้ ด้วยการเตรียมตัวสักเล็กน้อย จะเตรียมยังไง ต้องทำอะไรบ้าง พี่กล้วยรวมทิปส์มาให้แล้วค่ะ ไปดูกันเล้ย
1. มีเป้าหมายการประชุมที่ชัดเจน
ผู้จัดต้องรู้แน่ชัดก่อนว่าการประชุมนี้มีเป้าหมายอะไร เช่น ประชุมเพื่อหาไอเดียใหม่ หรือตัดสินใจในเรื่องใด เพราะหากไม่มีเป้าหมายที่แน่ชัด หรือเป็นแค่การประชุมตามนัดเท่านั้น การประชุมก็มักจะจบลงโดยไม่ได้ผลลัพธ์ใดๆ และอาจทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเสียเวลาได้
2. วางแผนการประชุม และส่งรายละเอียดให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านก่อน
เมื่อได้เป้าหมายแล้ว ก็ควรมีการวางแผนว่าการประชุมนี้จะพูดถึงหัวข้ออะไรบ้างเพื่อนำไปสู่เป้าหมายของเรา และมีการกำหนดชัดเจนว่าในแต่ละหัวข้อจะใช้เวลากี่นาที ที่สำคัญคือผู้จัดต้องส่งรายละเอียดให้ผู้เข้าร่วมได้เตรียมตัว ดังนี้...
- อธิบายจุดประสงค์ของการประชุม
- ลิสต์หัวข้อทั้งหมดในการประชุม
- ลิสต์รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
- รายชื่อผู้นำการประชุมในหัวข้อต่างๆ
- รายละเอียดว่าใครต้องเตรียมข้อมูลอะไรมาบ้าง
- ระยะเวลา และสถานที่
- ข้อมูลพื้นฐานที่ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องทราบก่อนเข้าร่วมประชุม
เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมมีข้อมูลและได้เตรียมตัวล่วงหน้า ก็จะสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างมั่นใจ ทำให้การประชุมไม่กร่อยและยังมีประสิทธิภาพเต็มเปี่ยมด้วยค่ะ
3. เชิญผู้เข้าร่วมเท่าที่จำเป็น
แน่นอนว่าการประชุมคือการใช้ Manhour (ชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคน) และเราไม่อยากเสีย Manhour ไปโดยเปล่าประโยชน์ หลายครั้งผู้จัดงานอาจคิดว่า ต้องเชิญพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องมาเข้าร่วม แต่ที่จริงแล้วการเชิญเพียง ระดับผู้จัดการและส่งอีเมลสรุปเนื้อหาให้กับพนักงานคนอื่นๆทราบก็อาจจะเพียงพอ เพราะอย่าลืมว่าจุดประสงค์หลักของการประชุมคือการออกความคิดเห็นและตัดสินใจ มากกว่าแค่การรับทราบข้อมูล ผู้เข้าร่วมทุกคนจึงควรเป็นผู้ที่สามารถตัดสินใจเรื่องเหล่านั้นได้จริงๆ
4. มีการติดตามผลลัพธ์หลังการประชุม
ก่อนเลิกประชุมควรสรุปให้ชัดเจนว่า ใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และเดดไลน์ของงานคือเมื่อไร หลังจากนั้นควรส่งอีเมลสรุปให้ทุกคนอีกครั้ง และอาจมีการใช้ Team Calendar (ปฏิทินการทำงานของทีม) ร่วมกัน เพื่อให้ทุกคนโฟกัสกับงานจนกว่าจะสำเร็จ
5. เปลี่ยนบรรยากาศ จัดประชุมนอกออฟฟิศบ้าง
ถ้าบริษัทประชุมกันบ่อยๆ เจอคนหน้าเดิม สถานที่เดิม ไอเดียก็เริ่มตัน การพาทุกคนออกไปนอกสถานที่อาจจุดประกายอะไรใหม่ๆได้มากเลยล่ะ โดยนอกจากบรรยากาศที่แปลกใหม่ขึ้นแล้ว การนัดประชุมข้างนอกยังช่วยสร้าง Mindset ให้ผู้เข้าร่วมทุกคนอยากมีส่วนร่วมบรรลุเป้าหมายมากขึ้น เพราะเราไม่ได้แค่นั่งชิลๆกันอยู่ในห้องประชุมที่ออฟฟิศ และยังมีระยะเวลาการประชุมที่กำหนดแน่ชัดมากขึ้น จึงช่วยลดการออกทะเล การคุยเรื่อยเปื่อย ซึ่งเกิดขึ้นได้เสมอในทุกการประชุมนั่นเอง
ถ้าผู้จัดประชุมคนไหนสนใจอยากจัดประชุมนอกสถานที่บ้างแล้วล่ะก็ พี่กล้วยก็มีห้องประชุมดีๆ มาแนะนำถึง 4 ที่เลยแหละ
Deploy Space Cafe & Co-Working
ติด BTS รัชโยธิน
มาเปิดทางให้ความครีเอทีฟพุ่งกระฉูด ด้วยสถานที่ประชุมเก๋ๆ Deploy Space Cafe & Co-Working ซึ่งมีความโปร่งโล่งเห็นวิวรถไฟฟ้า เห็นความแอคทีฟของกรุงเทพ ปลุกให้เรารู้สึกตื่นตัวมากขึ้น และโดยรอบยังตกแต่งด้วยต้นไม้ ให้ความสดชื่น ผ่อนคลายสมอง พร้อมด้วยเครื่องดื่มและขนมเค้กอร่อยๆ คอยบริการแก้ง่วง แก้หิวกันด้วย
ที่นี่จุคนได้เต็มที่ 30 คน นั่งกันได้แบบสบายๆ ไม่แออัด มีหลายโซนให้เลือกนั่งตามอัธยาศัย ทั้งเก้าอี้ โซฟา และเบาะนั่งพื้นชิลๆ ออฟฟิศ startup น่าจะถูกใจกันเป็นพิเศษค่ะ
Hard Rock Cafe Bangkok
สยามสแควร์ซอย 11
BTS สยาม - 320 ม.
สำหรับออฟฟิศสายมันส์ อยากให้มาลองจัดประชุมนอกกรอบ ทำการประชุมให้เหมือนปาร์ตี้กันที่ Hard Rock Cafe Bangkok แน่ล่ะทุกคนรู้จักที่นี่กันดีว่าเป็นร้านอาหารตกแต่งด้วยธีมดนตรี ที่มีสาขาอยู่ทั่วโลก แต่อาจจะคิดว่าที่นี่จัดได้แต่ปาร์ตี้ใช่มั้ยล่ะ? พี่กล้วยจะบอกว่าจริงๆเค้ารับจัดงานทุกรูปแบบเลยนะ ใครเบื่อบรรยากาศการประชุมแบบเดิม ต้องลองเปิดใจกันแล้วล่ะ
ที่นี่จุคนได้เต็มที่ถึง 300 คน โดยโซนจัดงานของเค้ามีทั้ง Live Area หรือพื้นที่เวทีหลักชั้น 1, โซนรับประทานอาหาร, และห้องไพรเวทอีก 2 ห้อง (ห้องไพรเวทจุคนได้ตั้งแต่ 20-90 คน) เหมาะสำหรับการประชุมไป กินอาหารไป จิบเครื่องดื่มไปด้วยเบาๆ หรือจะประชุมกันก่อนแล้วค่อยปาร์ตี้ต่อก็แล้วแต่ชอบ รับรองไม่มีใครเอ่ยปากว่างานประชุมนี้น่าเบื่อแน่ๆ!
Le D'Tel
ซอยสวนพลู 6 แขวงทุ่งมหาเมฆ เขตสาทร
BTS ศาลาแดง - 1030 ม.
เอาล่ะ มาดูห้องประชุมแบบทางการกันบ้างดีกว่า สำหรับการประชุมที่ต้องใช้สมาธิสูง หรือมีผู้หลักผู้ใหญ่เยอะ พี่กล้วยขอแนะนำที่ Le D'Tel โรงแรมชั้นนำแห่งย่านสีลม-สาทร ที่นี่ตกแต่งอย่างหรูหรา แต่ในขณะเดียวกันก็ดูโมเดิร์น สร้างความตื่นตาให้กับผู้ร่วมงานด้วยสีสันและแสงไฟ ทั้งยังสะดวกสบายด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ทั้งโปรเจคเตอร์ ฟลิปชาร์ท เวที WiFi ที่จอดรถ ฯลฯ พร้อมแพ็คเกจอาหาร คอฟฟี่เบรค ให้เลือกสรรสั่งไปจัดเบรคกันได้ง่ายดาย
ห้องประชุมของที่นี่มีความกว้างขวาง นั่งเว้นระยะห่างได้ เหมาะกับบริษัทขนาดกลาง-ใหญ่ โดยมี 2 ห้อง ได้แก่ ห้อง Amaranth และห้อง Zinnia ซึ่งรองรับแขกได้สูงสุด 190 คน สำหรับการจัดแบบเธียเตอร์ ส่วนการจัดแบบคลาสรูมหรือบอร์ดรูมจุได้ 100 คน และการจัดแบบตัวยู จุได้สูงสุด 50 คนค่ะ
Park Plaza Bangkok
สุขุมวิท ซอย 18
BTS อโศก - 540 ม.
เอาใจชาวออฟฟิศย่านอโศก-สุขุมวิทกันบ้าง กับที่ Park Plaza Bangkok โรงแรมดีไซน์ร่วมสมัย ที่เน้นการใช้สีแดงมาตกแต่ง ทำให้รู้สึกแอคทีฟ กระปรี้กระเปร่า น่าจะจุดประกายไอเดียดีๆระหว่างประชุมได้ไม่น้อย ที่นี่มีห้องจัดงานถึง 5 โซน รองรับรูปแบบงานที่แตกต่างกันไป จะมาแบบจริงจังหรือนั่งชิลก็ตอบโจทย์ได้หมด
สำหรับการประชุมที่อยากเป็นทางการหน่อย พี่กล้วยแนะนำห้องประชุม Mezza Boardroom ห้องนี้จุได้ 12 คน และอีกห้องคือ Mezza Conference Room ที่จุได้ 100 คนสำหรับการจัดแบบเธียเตอร์ และ 72 คนสำหรับการจัดแบบคลาสรูม ส่วนถ้าใครจะจัดประชุมแบบชิลๆ กินไป ดื่มไป ก็ยังมีทั้งโซนร้านอาหาร โซนบาร์ และรูฟท็อปพูลบาร์ สำหรับสังสรรค์กันได้ด้วยล่ะ
เป็นไง ได้ไอเดียดีๆ กันไปเยอะเลยใช่มั้ยเหล่าคนจัดประชุม ^^ พี่กล้วยว่าได้ทั้งทิปส์จัดงาน และสถานที่เหมาะๆแบบนี้ ประชุมครั้งหน้าไม่มีกร่อยอย่างแน่นอน ถ้าสนใจที่ไหนก็คลิกขอใบเสนอราคากันได้เลยนะ ฟรี ไม่มีชาร์จเพิ่ม ไม่ต้องโทรหาสถานที่เองให้วุ่นวาย หรือถ้าอยากหาห้องประชุมแนวอื่นๆเพิ่มเติม อยากจะประชุมในคาเฟ่ หรือในบาร์ชิคๆ ก็เข้าไปเลือกกันได้เลยที่ Event Banana พี่กล้วยรวมไว้ให้ทุกสไตล์เลย
อ่านรีวิวห้องประชุมอื่นๆ
- ห้องประชุมให้เช่าราคาประหยัด ใกล้ BTS
- 10 สเปซจัดประชุมกลุ่มย่อย ทีมสายชิลล์ต้องเลิฟ
- เปลี่ยนบรรยากาศ คุยงานนอกออฟฟิศ 5 ห้องประชุมนี้ดีต่อใจ
- อัพเดท 4 ห้องประชุม ณ โรงแรมย่านสมุทรปราการ
