ไม่ว่าจะจัดงานอะไรก็ตาม ผู้จัดทุกคนล้วนแล้วแต่ต้องเจอกับขั้นตอนการเตรียมงานที่เยอะแยะ (และแอบยุ่งเหยิง) ด้วยกันทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นการจัดประชุม การจัดสัมมนา หรือแม้แต่การพรีเซนต์งานภายในองค์กร วันนี้พี่กล้วยเลยจะขอมาพูดถึงอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับทุกงานที่เราต้องจัดกันสักหน่อย เพราะรู้หรือเปล่าคะว่าอุปกรณ์ที่ดูเหมือนจะเป็นแค่เรื่องพื้นฐานพวกนี้ จริงๆ แล้วรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ก็แอบมีมาให้เราจัดการเหมือนกันนะ!
1. จอโปรเจคเตอร์
แน่นอนว่าในแทบทุกงานจะต้องมีพระเอกของงานอย่างจอโปรเจคเตอร์เพื่อเป็นตัวกลางในการฉายสื่อออกมาให้ผู้เข้าร่วมได้เข้าใจสารมากขึ้น แต่จอโปรเจคเตอร์ก็มีหลายแบบเหมือนกันนะคะ ทั้งแบบยึดติดกับผนังห้องไปเลย และแบบแยกติดกับขาตั้งเพื่อสะดวกสำหรับการเคลื่อนย้าย ยังไงก็ต้องเลือกให้เหมาะกับงานที่เราจัดขึ้นมามากที่สุด
เกร็ดเล็กๆ ที่อยากแอบกระซิบบอกไว้คือผู้จัดงานอย่าลืมคำนวณความเพียงพอของจอกับผู้เข้าร่วมประชุมให้ถูกต้องด้วยนะคะ เพราะพูดเลยว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่ผู้เข้าร่วมสัมมนามักเจอก็จะเป็นการมองไม่เห็นจอนี่แหละ! นอกจากทำให้เสียอรรถรสแล้ว ยังทำให้ความสนใจต่อสิ่งที่วิทยากรนำเสนออยู่ลดลงได้มากเลยทีเดียว!
2. เครื่องเสียง
ถ้าเรามีโปรเจคเตอร์เป็นพระเอกของงาน พี่กล้วยก็ขอยกให้ระบบเครื่องเสียงเป็นนางเอกของงานควบคู่กันไปเลยค่ะ โดยเฉพาะไมค์และลำโพง ดูเหมือนจะเป็นเรื่องเล็กที่เราขอโยนไปฝากให้เจ้าของสถานที่ดูแลให้เลย แต่อย่าพึ่งวางใจอะไรง่ายๆ นะคะ เพราะจริงๆ แล้วเราที่เป็นแม่งานควรจะต้องรู้รายละเอียดดีที่สุด การเลือกไมค์ให้เหมาะกับประเภทงานที่จะจัดจึงสำคัญมากๆ (เพราะไมค์ก็มีหลายประเภทซะเหลือเกินค่ะ!) เช่น หากเป็นงานสัมมนาที่วิทยากรต้องเดินไปมารอบๆ อาจจะต้องมองหาไมค์ลอย ไมค์หนีบปกเสื้อ หรือสวมเป็นเฮดโฟนแทนเพื่อความสะดวก และความลื่นไหลของเนื้อหาที่จะพูด
ยกตัวอย่างเรื่องไมค์ไปแล้ว พี่กล้วยจะขอเพิ่มเติมเรื่องลำโพงอีกซักนิด จริงอยู่ที่การไปใช้สถานที่ในแต่ละครั้งอุปกรณ์ที่เกี่ยวกับระบบเสียงต่างๆ มักถูกจัดไว้ให้เรียบร้อยแล้ว แต่หากสามารถเคลื่อนย้ายและจัดวางซะใหม่ได้ก็จะเป็นเรื่องดีกับงานสัมมนาของเรานะคะ เช่น ถ้าผู้เข้าร่วมสัมมนามีจำนวนมาก นั่งยาวไปถึงมุมหลังห้อง ก็ต้องเป็นหน้าที่ของผู้จัดที่ต้องคอยตรวจเช็คให้ดีว่ามีลำโพงตั้งอยู่จุดนี้หรือเปล่า และเสียงถูกส่งมาถึงตรงนี้ได้มั้ย เสียงฟังเป็นอย่างไร อู้อี้จนฟังไม่รู้เรื่องหรือเปล่า ยังไงก็ต้องคอยตรวจเช็คให้ดีจะได้ตัดปัญหาตรงนี้ไปได้นะจ๊ะ พี่กล้วยขอเตือน
3. สายเชื่อมต่อมอนิเตอร์
มาต่อกันที่อีกหนึ่งอุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้ อาจจะดูเล็กจิ๋วแต่มักจะพบปัญหาบ่อยสุด แทบทุกครั้งที่งานสัมมนาจะต้องมีการถ่ายทอดสิ่งที่จะพูดลงไปยังจอโปรเจคเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นภาพสไลด์ที่เตรียมมา หรือหนักขึ้นหน่อยก็ถึงขั้นคลิปวิดีโอที่เรียกความสนใจให้กับผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ค่อนข้างดีทีเดียวค่ะ แต่! พี่กล้วยเชื่อเลยว่าต้องมีบ้างแหละที่สิ่งที่เราเตรียมมามักเจออุปสรรคหน้างานตลอด ไม่ว่าจะเป็นภาพขึ้น แต่เสียงไม่มา ฉายอยู่ดีๆ ภาพก็หายวับไปซะอย่างงั้น หรือแม้กระทั่งภาพสวยๆ ที่มีพอขึ้นจอสีดันซีด ไม่มีความคมชัดไปซะอย่างงั้น
ในส่วนตรงนี้พี่กล้วยก็อยากแนะนำว่าผู้จัดงานอาจจะต้องเช็คอุปกรณ์ของวิทยากรและสายเชื่อมต่อให้รอบคอบก่อนงานจะเริ่มเลยค่ะ เพราะนอกจากจะช่วยสร้างความลื่นไหลของการพรีเซนต์สื่อแล้ว ยังช่วยให้วิทยากรได้เตรียมสื่อที่จะมานำเสนอได้ถูกต้องด้วย จะได้ไม่ต้องเซอร์ไพรส์เจอสาย VG A แต่เราดันมีคลิปวิดีโอมา อรรถรสในการชมก็เปลี่ยนไปเยอะเลยนะขอบอก!
4. อินเตอร์เน็ตความเร็วสูง
ดูเป็นเรื่องง่ายแต่พี่กล้วยจะไม่ยอมให้ทุกคนตกม้าตายเรื่องนี้เป็นอันขาดค่ะ! อินเตอร์เน็ตถือเป็นสิ่งสำคัญในแทบจะทุกงานในสมัยนี้แล้ว ยิ่งโดยเฉพาะงานสัมมนาที่วิทยากรเตรียมสื่อและเก็บเรื่องเล่าต่างๆ ไว้บนโลกออนไลน์ด้วยแล้ว การเตรียมตัวตรวจเช็คเรื่องอินเตอร์เน็ตล่วงหน้าก็ขอให้อยู่ในเช็คลิสต์เอาไว้เลย ไม่ว่าจะเป็นความเร็ว การเข้าระบบ และการกระจายสัญญาณที่ดีไม่มีสิ่งรบกวน จะได้ฟังสัมมนากันลื่นไหลไม่ต้องเจอการโหลดข้อมูลช้าเป็นเต่าา.า..า….กันนะคะ
นี่เป็นเพียงไม่กี่อุปกรณ์ที่พี่กล้วยอยากหยิบมาฝากใครก็ตามที่กำลังจะจัดงานกันนะคะ เพราะไม่ว่าจะเป็นงานรูปแบบไหน งานประชุม งานสัมมนา หรือเทรนนิ่งต่างๆ 4 อุปกรณ์เหล่านี้ก็ถือว่าจำเป็นมาก และต้องตรวจเช็คให้ดีก่อนที่งานจะเริ่ม ไม่อย่างนั้นงานอาจจะสะดุดกันได้ง่ายๆ เลย
และถ้าตรวจเช็คอุปกรณ์ครบแล้ว แต่ยังไม่มีสถานที่ในใจ ลองตามพี่กล้วยไปดูที่ KX Knowledge Xchange กันดูได้เลย! เพราะนอกจากจะอุปกรณ์อำนวยความสะดวกเพียบแล้ว ยังมีห้องให้เลือกใช้ตามความเหมาะสมของงานของทุกคนได้อีกด้วย หรือจะตามไปค้นหาสถานที่อื่นๆ อีกเพียบได้ที่ www.eventbanana.com เลยจ้า! แล้วพบกันใหม่บทความหน้า วันนี้พี่กล้วยขอตัวไปก่อนนะคะ :)
