24 ตุลาคม 2568 ที่ผ่านมามีเหตุการณ์สะเทือนใจประชาชนชาวไทยทั้งประเทศ คือ การสวรรคตของสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ พระบรมราชชนนีพันปีหลวง ทางรัฐบาลได้ออกประกาศให้หน่วยงานภาครัฐไว้ทุกข์ 1 ปี และขอความร่วมมือจากประชาชนในทุกภาคส่วน
จากประกาศสำนักพระราชวังและรัฐบาล (แหล่งที่มา Thairath) หน่วยงานภาครัฐ เอกชน หรือ ภาคส่วนอื่น ๆ ที่วางแผนการจัดงานประชุม อบรม สัมมนา ในช่วงเวลานี้ ทั้งในรูปแบบออนไซต์ และ ออนไลน์ จึงควรปรับรูปแบบของงานให้เข้ากับสถานการณ์ในช่วงไว้อาลัย เพื่อแสดงความเคารพ และ แสดงความเป็นมืออาชีพมีจิตสำนึกที่ดีในการจัดงาน
แนวทางหลักในการวางแผนงานจัดประชุมสัมมนาช่วงถวายความอาลัย
1. กำหนดรูปแบบและโทนของงานให้เหมาะสม
- หากเป็นงานออนไซต์: ให้พิจารณาการตกแต่งสถานที่ (Venue) ให้เหมาะสม เป็น ห้องประชุมที่สามารถดีไซน์บรรยากาศงานให้ออกมาสุภาพ และไม่ตกแต่งงานประชุม สัมมนา ให้ฉูดฉาดเกินไป
- สีธีมของงาน: ควรใช้โทนสีเรียบ เช่น ดำ, เทา, น้ำเงินเข้ม หรือสีโทนอ่อนที่ไม่สะดุดตา หลีกเลี่ยงสีสดจัดจ้าน
- ปรับโทนของห้องประชุม: ควรลดองค์ประกอบที่ให้ความรู้สึก “เฉลิมฉลอง” หรือ “ฟุ่มเฟือย” มากเกินไปในช่วงนี้ และควรมีความเคลือบด้วยความเคารพ
2. กำหนดช่วงเวลาและเนื้อหาให้เหมาะสม
- เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสม: หลีกเลี่ยงการจัดงานในช่วงวันพิธีสำคัญของงานพระราชพิธีหรือวันไว้อาลัยหลัก ซึ่งอาจมีผลต่อการเดินทางหรือความรู้สึกของผู้ร่วมงาน
- เนื้อหาของงาน: หากเนื้อหาสัมมนามีส่วนเฉลิมฉลอง เช่น Party หรือกิจกรรมที่ให้ความรู้สึกชื่นมื่นมาก ควรปรับให้เน้น “การแลกเปลี่ยนความรู้”, “ให้คุณค่า”, “เสริมพลังงานบวก” โดยไม่เป็นงานเน้นความบันเทิงเกินไป
- เวลาการจัดงาน: ควรเริ่มและเลิกในช่วงเวลาที่เหมาะสม ไม่ดึกเกินไป เพื่อให้ผู้ร่วมงานกลับบ้านได้สะดวก โดยเฉพาะในช่วงที่มีมาตรการพิเศษ
3. การสื่อสารและการเชิญผู้ร่วมงาน
- จดหมายเชิญ / E-invite: ควรคำนึงถึงถ้อยคำที่สุภาพ โดยอาจมีข้อความเสริม เช่น “ในบรรยากาศแห่งการไว้อาลัยและระลึกถึง” เพื่อสร้างความเข้าใจ
- เครื่องแต่งกายในการเข้าร่วมงาน: แจ้งให้ผู้เข้าร่วมงานทราบว่าควรแต่งกายในโทนสุภาพ เช่น สีดำ/สีโทนเข้มหรือสีน้ำเงินเข้ม หลีกเลี่ยงสีสดจัด – เพื่อให้เกิดบรรยากาศที่เหมาะสมกับสถานการณ์
- การสื่อสารกับผู้บรรยายหรือพิธีกร: หากมีผู้บรรยายจากต่างประเทศ ควรอธิบายบริบทความสำคัญของไทยในช่วงเวลานี้ เพื่อให้ผู้บรรยายเข้าใจและปรับชุด/การพูดตามความเหมาะสม
4. รูปแบบกิจกรรมและพิธีการ
- ช่วงเปิดงาน/ปิดงาน: อาจมีช่วง “ไว้อาลัย” สั้น ๆ เช่น การตั้งใจเงียบ 1–2 นาที หรือการเริ่มด้วยถ้อยคำขอบคุณและความเคารพ
- เน้นการมีส่วนร่วมแบบสุภาพ: เช่น Q&A, เวิร์กชอป, Panel Discussion มากกว่ากิจกรรมเน้นความบันเทิง เช่น ดนตรีหนักหน่วง, ปาร์ตี้ หลังงาน
- เลือกอาหารและเครื่องดื่ม: หากมีคาเฟ่ต์ เบรก/อาหารว่าง ควรเลือกแบบเรียบง่าย ไม่โอ่อ่าเกินไป และควรหลีกเลี่ยงกิจกรรมที่ให้ความรู้สึก “สังสรรค์เฉลิมฉลอง”
แนวทางประชาสัมพันธ์
1. คำโปรโมท/หัวข้อเชิญ: ใช้ถ้อยคำที่ให้ความรู้สึกสุภาพ เช่น “สัมมนาในบรรยากาศแห่งการทบทวนและเชื่อมโยง” หรือ “ร่วมแลกเปลี่ยนในช่วงเวลาสำคัญของชาติ”
2. โซเชียลมีเดีย: หากโพสต์เกี่ยวกับงาน ควรใช้โทนสีและภาพที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงภาพที่มีสีสันจัดจ้านหรือข้อความที่มีอารมณ์ถวิลหาสังสรรค์มากเกินไป
3. ของที่ระลึก/แจกของ: หากมีแจกของ ควรเลือกของที่ให้ความหมาย เช่น สมุดโน้ตเรียบ, ปากกาโทนสุภาพ แทนของที่มีดีไซน์จัดจ้าน
4. ความรู้สึกของผู้ร่วมงาน: ในช่วงนี้ ผู้เข้าร่วมงานอาจมีความรู้สึกเรื่อง “การไว้อาลัย” และ “ความอ่อนไหวทางอารมณ์” ดังนั้นควรสร้างบรรยากาศที่อบอุ่นแต่ไม่ฉูดฉาด ให้ผู้ร่วมงานรู้สึก “เข้าใจสถานการณ์” และ “ได้รับคุณค่า” จากการร่วมงาน
ข้อควรหลีกเลี่ยง
- ไม่ควรใช้ภาพหรือสัญลักษณ์ที่สื่อถึง “การเฉลิมฉลอง” อย่างมาก เช่น พลุ, แบนเนอร์สีจัดจ้าน, ดนตรีหนัก เสียงดัง
- หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่มีน้ำเสียง “สนุกสนานอย่างมาก” หรือ “ปาร์ตี้สุดเหวี่ยง” ในช่วงนี้
- หลีกเลี่ยงการแจ้งกิจกรรมที่อาจถูกมองว่า “ขัดต่อบรรยากาศของชาติ” เช่น การแข่งขันเสียงดัง, ดนตรีจัด, งานเลี้ยงที่จัดในช่วงค่ำดึก มากเกินไป
- หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ดู “ไม่คำนึงถึงเวลา” หรือ “ไม่เคารพต่อสถานการณ์” เช่นโพสต์โซเชียลที่มีมุขตลกเกี่ยวกับพระราชวงศ์ หรือข้อความที่อาจไม่เหมาะสม – ซึ่งอาจก่อให้เกิดความรู้สึกไม่สุภาพ
การจัดงานประชุม/สัมมนาในช่วงที่ประเทศไทยอยู่ในช่วงการไว้อาลัยนั้น เป็นโอกาสที่ผู้จัดงานจะได้แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ความละเอียดอ่อนทางวัฒนธรรม และความรับผิดชอบต่อสังคม โดยการเลือกรูปแบบที่เหมาะสม ปรับโทนงานให้สุภาพ สื่อสารด้วยถ้อยคำที่เหมาะสม และดูแลให้ผู้ร่วมงานได้รับประสบการณ์ที่ “ให้คุณค่า” มากกว่าการเฉลิมฉลอง
ทั้งนี้ EventBanana ขอมอบบทความนี้ไว้เป็นแนวทางเพื่อเพื่อประกอบการรจัดงานให้ถูกต้องในช่วงถวายความอาลัยปลายปี 2568 - ต้นปี 2569 นี้ หาก ผู้จัดงานท่านใดมีข้อสงสัยหรือต้องการผู้ช่วยแนะนำด้านการจัดงานสามารถ Add Line ที่ไอคอนด้านล่างนี้เพือให้ EventBanana ช่วยให้คำปรึกษาได้นะคะ
